Opis funkcjonalności

Uniwersalność systemu

Kadry-Płace to system, który jest dopasowany także do potrzeb Państwa firmy. Jest gotowy do użycia w firmie produkcyjnej, logistycznej, budżetowej czy handlowej. Zgodność z obowiązującym przepisami kodeksem pracy, wymogami reformy ubezpieczeń społecznych oraz z aktualnymi przepisami zapewniliśmy poprzez rozbudowaną konfigurację i szeroką definiowalność systemu. Dostosowanie do zmieniających się przepisów nie wymaga wymiany całej aplikacji a jedynie rekonfigurację odpowiednich elementów aplikacji.

Zarządzanie organizacją

W celu usprawnienia zarządzania kadrami wszystkie słowniki systemu są definiowalne przez użytkownika. Utworzyliśmy specjalizowane słowniki kategorii zatrudnienia, systemów pracy oraz definiowalną strukturę organizacyjną.

Moduł Kadry zapewnia przetwarzanie zdarzeń kadrowych, w tym:

• przyjęcie na okres próbny
• umowa na czas określonym, nieokreślony
• przedłużenie umowy
• aneksy do umów
• zwolnienie z pracy
• zgłoszenie, wyrejestrowanie do(z) ubezpieczeń
• wydruki dokumentów umów o pracę i aneksów
• wydruki świadectw pracy

Ewidencja poprzednich miejsc pracy pozwala na obliczenie:

• należnego wymiaru urlopu
• stażu pracy do emerytury
• stażu pracy w firmie
• nagród jubileuszowych

Zapewniliśmy także monitorowanie niezbędnych terminów kadrowych. Wprowadzając ewidencję zdarzeń kadrowych użytkownik otrzymuje możliwość monitorowania terminów:

• szkoleń BHP
• okresowych badań lekarskie
• umów na czas określony
• nagród jubileuszowych
• zasiłków rodzinnych
• zasiłków wychowawczych i macierzyńskich.

Składniki płacowe

Płace to moduł podstawowy dla pracownika (dostaje dzięki niemu wynagrodzenie) i konieczny dla pracodawcy (musi kontrolować koszty i "coś" płacić). "Układem nerwowym" tego systemu są składniki płacowe a mózgiem listy płac. Dowolna ilość w pełni definiowalnych przez użytkownika składników pozwala na rozliczenie firmy mających bardzo skomplikowane i rozbudowane systemy oparte na bardzo dużej ilości składników.

Składniki dzielą się na trzy kategorie: stałe, definiowalne i formuły. Składniki stałe służą do określenia podstawowych parametrów niezbędnych do prawidłowego naliczania pałac takich jak: progi podatkowe, % składki zdrowotnej itp. Składniki definiowalne pozwalają na uzyskanie z systemu informacji, które są potrzebne do prawidłowego naliczenia listy płac np.: dni absencji, dni robocze, przepracowane godziny itp. Składniki - formuły pozwalają na budowanie rozbudownych mechanizmów wnioskowania z informacji zawartych w systemie i dowolne kształtowanie wynagrodzeń pracowników. Wbudowany kreator formuł pozwala na wizualne, łatwe i szybkie ich tworzenie.

Składniki podzielone są na grupy dzięki czemu zarządzanie dużą ilością składników jest szybkie i łatwe. Znalezienie odpowiedniego składnika zajmuje mniej czasu. Iloœć grup składników jest dowolna i jest to słownik możliwy do rozbudowy przez użytkownika. Przykładowe grupy to składniki: czasu pracy, ZUS, PFRON, podatków itp.

System dostarczany jest do klienta z predefiniowanymi składnikami pozwalającymi rozliczyć większość firm. Własne definicje można wprowadzić później kiedy lepiej poznamy system.

Listy płac

Listy płac to "mózg" płac pozwalający na dowolne rozlicznie pracowników. Podstawą naliczania listy płac jest "wzorcowa lista płac", która determinuje jakie składniki i w jakiej zależności uczestniczą w naliczaniu wynagrodzeń. Dla działu administracyjnego można stworzyć inny wzór niż dla pracowników fizycznych. Lista podstawowa może mieć inne składniki niż lista wypłat premii. Każda lista może mieć indywidualnie konfigurowane składniki do podglądu, wydruku i ich kolejność. Zatem lista posiada tylko to co w danej sytuacji potrzebujemy.

Lista osób występujących na liście płac pochodzi z dwóch źródeł:

• dla list tworzonych w oparciu o działy z pracowników przyporządkowanych do danego działu
• dla list pustych z wstawionych ręcznie dowolnych pracowników

Taka konstrukcja pozwala na szybkie tworzenie list płac w sytuacjach standardowych i prostą obsługą sytuacji nietypowych.

Chociaż wygląd listy płac zależy od listy wzorcowej to użytkownik w ostatniej chwili może nadać indywidualny kształt dla aktualnie obsługiwanej listy niezależnie od ustawień listy wzorcowej.

Ważnym cechą systemu jest to, że rozwiązuje problem "jednego grosza", dzięki czemu mamy zgodność pomiędzy dokumentami RCA i DRA.

System dostarczany jest do klienta z predefiniowanymi wzorcowymi listami płac pozwalającymi rozliczyć większości firm. Własne definicje można wprowadzić później kiedy lepiej poznamy system.

Umowy zlecenie lub umowy o dzieło

Ta funkcja programu zostanie szczególnie doceniona przez firmy, które wiele osób rozliczają na podstawie umów zleceń lub o dzieło. Wypełniając jedno okno edycyjne automatycznie otrzymujemy druk umowy, rachunku a następnie dane automatycznie "wędrują" do rozliczeń RCA i DRA. Moduł obsługuje wszystkie rodzaje umów zleceń(o dzieło) i umożliwia odprowadzenie (lub nie) dowolnej składki na dobrowolne lub obowiązkowe ubezpieczenie społeczne. Wzory umów czy rachunków są predefiniowane w systemie ale użytkownik w dowolnym momencie może sam utworzyć nowy lub zmodyfikować istniejący.

Rozliczanie czasu pracy

Moduł Kadry posiada rozbudowany system rozliczenia czasu pracy ( RCP ). Moduł ten jest szczególnie przydatny dla firm produkcyjnych z zainstalowanymi czytnikami RCP. Firma nasza w ramach wdrożenia może zintegrować funkcjonujący w Państwa firmie system RCP z systemem Kadry Płace o ile Państwa system posiada interfejs do współpracy z komputerem.

Dane do systemu RCP mogą pochodzić z trzech różnych źródeł (interfejsów):
1. Ręczne wprowadzanie dla każdego pracownika oddzielnie
2. Ręczne wprowadzanie zbiorcze za okres rozliczeniowy np. miesiąc, tydzień
3. Importowanie danych z RCP
Trzeci sposób jest najlepszy. Pozwala na szybkie wprowadzenie danych do sytemu Kadr-Płac. Wymaga jednak posiadania (wybudowania) infrastruktury rejestrującej co wiąże się z dodatkowymi nakładami.

Rozliczanie czasu pracy składa się z trzech etapów:

• Planowanie czasu pracy
• Rejestracja czasu pracy
• Rozliczenie czasu pracy

Dzięki rozbudowanym kreatorom planowanie czasu pracy może odbyć się szybko za dowolny okres i dla dowolnej ilości pracowników. Mechanizmy: importu, kart pracy czy przeniesienia czasu pracy planowanego do wykonanego pozwala na dobrą optymalizację czynności związanych z rejestracją czasu pracy. Automatyczne wprowadzanie godzin normatywnych, 50, 100 i nocnych na listy płac czyni pracę z programem łatwą i przyjemną.

Współpraca z Płatnikiem

Ważnym elementem systemów Kadrowo Płacowych jest współpraca z programem Płatnik. Nasza aplikacja posiada wiele mechanizmów wspomagających użytkownika w generowaniu dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, które są wymagane przez ZUS.

Dokumenty przygotowywane do Płatnika podlegają wewnętrznej kontroli dzięki czemu wysyłki do Płatnika są bez błędów.

Wszystkie wysyłki do ZUS są ewidencjonowane w naszej aplikacji. Sprawdzenie czy dany dokument został wysłany czy nie odbywa się wewnątrz aplikacji. Użytkownik szybko może sprawdzić kiedy np. ZUA "Pana Kowalskiego" zostało wysłane do ZUS bez użycia Płatnika. Daje to szybsze i wygodniejsze zarządzanie "korespondencją" z ZUS.

Rozliczenie z PFRON.

Moduł PFRON został zaprojektowany w celu rozliczenia dofinansowania do wynagrodzeń zatrudnionych osób niepełnosprawnych. W module kadrowym wprowadzamy dane niezbędne do przygotowania wysyłki do PFRON takie jak:
• stopień niepełnosprawności
• wymiar czasu pracy
• kod zawodu
• kod wykształcenia
• rodzaj umowy o pracę

Wykorzystując te dane oraz wartości z list płac( wynagrodzenie osiągane, wynagrodzenie wypłacone) system generuje zestawienie pracowników gotowe do wyeksportowania do systemu SOD PFRON.

Współpraca z systemem NFZ-SKO

Moduł zestawień pozwala na eksport danych do systemu NFZ-SKO w celu przygotowania zestawienia zaniżonych składek zdrowotnych. Zestawienie jest tworzone na podstawie wykonanych list płac poprzez wybranie pracowników, którym została pobrana składka zdrowotna niższa od naliczonej.

Raportowanie do urzędu skarbowego

Zapewniamy obsługę formularzy miesięcznych i rocznych:
• PIT-4
• PIT-11/8B
• PIT-40

Aplikacja nasza udostępnia potężne, wizualne narzędzie do projektowania formularzy. Użytkownik może tworzyć, definiować oraz modyfikować własne lub predefiniowane wzory formularzy. W chwili zmiany wzorców formularzy użytkownik może pobrać wzorzec ze strony Unifactor lub sam zaprojektować.

Urlopy

Udzielanie urlopu odbywa się w wymiarze godzinowym, który odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Wymiar urlopu pracownika jest ustalany zgodnie z zasadą proporcjonalności, tzn. pracownik zatrudniony na 1/2 etatu uprawniony jest do połowy należnego urlopu na całym etacie, zaś urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Absencje

System umożliwia ewidencjonowanie i rozliczenie dowolnej absencji. Definicja słownika absencji jest udostępniony dla użytkownika i to on kształtuje jego zawartość. Oczywiście podstawowe rodzaje absencji takie jak np:
• urlop wychowawczy płatny
• urlop wychowawczy niepłatny
• nieobecność usprawiedliwiona
• nieobecność nieusprawiedliwiona
• choroba płatna przez zakład pracy
• choroba ZUS płatna 100%,itd.
są predefiniowane w systemie. Użytkownik w dowolnym momencie może zdefiniować nową absencję bądź zmodyfikować istniejącą. Każda absencja należy do wybranej grupy absencji co pozwala na kontrolę wykorzystania absencji.

Wszystkie zestawienia są konfigurowalne poprzez wybór składników płacowych, zmianę kolejności ich wydruku, podsumowanie wybranych kolumnę, wielkość i kształt czcionek.

Zarządzanie działalnością socjalną

System oferuje pomoc w obsłudze działalności socjalnej poprzez ewidencję i rozliczanie:
• pożyczek
• zapomóg
• dopłat do wczasów
• zasiłków rodzinnych
• zasiłków pielęgnacyjnych
• dodatków do rodzinnego

Moduł pożyczek jest uniwersalny i pozwala na obsługę dowolnego rodzaju pożyczki. Która funkcjonuje w zakładzie pracy. Predefiniowane są te najczęściej używane:
• Kasa zapomogowo-pożyczkowa
• Zakładowy fundusz mieszkaniowy

Moduł ten prowadzi od wniosku o pożyczkę przez jego akceptację, rozbicie na raty do kontroli spłat na listach płac.

Dekretacja do systemu Finansowo-Księgowego.

Na podstawie list płac system automatycznie tworzy dekret księgowy. Sche-maty dekretacji poszczególnych kwot z list płac opierają się o zaawansowany konfigurator dekretacji z systemu KP. Każdy składnik może mieć swoje specyficzne konto. Użytkownik ma możliwość rozdzielenia kosztów i kwot wynikających z poszczególnych składników na inne konta z dokładnością do:
• systemów pracy danego pracownika
• danego pracownika (każdy pracownik ma dla danego składnika inne konto, np. "Do wypłaty")
• systemu pracy (wszyscy pracownicy w ramach systemu pracy mają to same konto)
• ogólnej konfiguracji programu - system nie rozpoznaje pracownika ani systemów pracy

Oczywiście podobnie jak w przypadku dekretacji z sytemu Sprzedaży system dekretacji kaskadowo analizuje podpięcie kont na wyższych poziomach i w razie jego braku analizuje niższe poziomy.

Konfigurator dekretacji umożliwia również rozbicie kosztów wynikających z rozliczenia czasu pracu i zadekretowanie ich na odpowiednie konta. W tym celu następuje analiza zapisów z systemu RCP. System potrafi automatycznie wyliczyć koszty związane z pracą pracownika na danych wydziałach i procentowo rozbić je na wskazane konta:
• z uwzględnieniem systemów pracy i wydziału
• z dokładnością do pracownika

Nie wskazana pozostała część kosztów jest dekretowana na konta związane z danym systemem pracy na wydziale lub tylko danym wydziałem. Oczywiście rozpoznawanie ewidencji RCP (lub nie) można ustawić na etapie wdrożenia. W prostych przypadkach przyporządkowuje się koszty związane z listami płac tylko do wydziałów.

System automatycznego importu dekretuje sumy kwot ze wskazanych przez użytkownika składników płacowych. Dotyczy to zarówno płac brutto i nett, poszczególnych dodatków i potrąceń jak i składek ZUS płaconych przez pracodawcę. W celu prawidłowego zaszeregowania kosztów (w tym ZUS) związanych z listami płac do odpowiedniego okresu rozrachunkowego import list płac dzieli się na trzy części:
• Dekretacja list płac które dotyczą bieżącego miesiąca i wypłata nastąpiła w tym miesiącu
• Dekretacja list płac dotyczących danego miesiąca, ale których koszty są odliczane w następnym miesiącu (do wypłaty w następnym miesiącu). Oczywiście do systemu Fk przenoszone są tylko odpowiednie składniki
• Dekretacja list płac z poprzedniego miesiąca, ale których koszty powinny być są odliczane w bieżącym miesiącu. Oczywiście do systemu Fk przenoszone są tylko odpowiednie składniki
Oczywiście użytkownik ma możliwość podglądu danej listy płac w układzie dekretacji do systemu FK jeszcze przed wykonaniem importu. Podgląd taki jest rozbity na trzy wspomniane wyżej części.

Raporty

Rozbudowaną funkcjonalność KP uzupełniają raporty. Wszystkie raporty uzyskujemy na ekranie i wydruku. Każdy z nich ma rozbudowaną konfigurację. Podstawowe raporty to:
• zestawienie kadrowe
• zestawienia płacowe wg wzorów ( wg działów, list płac, pracowników)
• zestawienie pracowników płatnych ROR
• zestawienie struktury zatrudnienia
• zestawienie absencji
• paski płacowe
• raporty RMUA
• karty wynagrodzeń
• zestawienie wysyłek do ZUS
• zestawienie wysyłek do PFRON
• zestawienie wysyłek do NFZ
i inne.